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BEING ACTIVE TOGETHER FOR OUR HOUSE.

Quelle: Fachhochschul-Studiengang Immobilienwirtschaft

WOHNUNGSEIGENTUMSRECHTLICHE GRUNDLAGEN

Willensbildung in der Eigentümergemeinschaft

Wohnungseigentümer

Beschlussfassung

Beschlussarten

Form der Beschlussfassung

Der Gesetzgeber gibt die Art und Weise der Beschlussfassung nicht vor, obwohl in § 24 Abs. 1 WEG 2002 die Eigentümerversammlung als bevorzugter Rahmen für die Willensbildung der Eigentümer genannt wird. Für die Beschlussfassung gibt es kein Schriftformerfordernis. Beschlüsse können daher auch mündlich rechtswirksam zustande kommen, aus Beweisgründen ist Schriftlichkeit praktikabel und empfehlenswert. In der Praxis hat sich neben der Beschlussfassung in einer Eigentümerversammlung vor allem der Umlaufbeschluss durchgesetzt. In kleineren Eigentümergemeinschaften sind auch telefonische Befragungen, Umfragen von Tür zu Tür, Abstimmungen mittels Unterschriftenlisten vorstellbar, eine Alternative ist die Entscheidungsfindung via Email oder im Internet.

Die Eigentümerversammlung

In einem Wohnungseigentumshaus gibt es eine Vielzahl von Angelegenheiten, die der Entscheidung und Meinungsbildung der Gemeinschaft bedürfen. Dies sind einerseits Maßnahmen, die nicht nur den einzelnen Wohnungseigentümer betreffen und andererseits solche, die der Verwalter im Rahmen der ordentlichen Verwaltung nicht alleine lösen will (kann), außerordentliche Verwaltungshandlungen oder sonstige Angelegenheiten.

Der Gesetzgeber sieht gerade in der Eigentümerversammlung das geeignete Forum zur Willensbildung, da in dieser im Gegensatz zur schriftlichen Entscheidungsfindung mittels Umlaufbeschluss, eine Diskussion und eine wechselseitige Auseinandersetzung mit Problemen und offenen Fragen am besten möglich ist. Die Eigentümerversammlung soll das Zusammengehörigkeitsgefühl der Eigentümer fördern und zur Auseinandersetzung mit und Bereinigung von Konflikten beitragen (vgl. ErläutRV zu § 25 Abs. 1 WEG 2002).

Ob in einer Eigentümerversammlung wirklich konstruktiv diskutiert wird und eine Beschlussfassung möglich ist, liegt vorwiegend an der Informations- und Vorbereitungsarbeit sowie an den kommunikativen Fähigkeiten des Verwalters. Dem Verwalter kommt in der Versammlung neben der Rolle eines Moderators vielfach auch eine vermittelnde Tätigkeit zu. „ Die Eigentümerversammlung stellt für den Verwalter ein wertvolles und effizientes Marketinginstrument dar und ist zur effizienten Verwaltbarkeit der Liegenschaft bestens geeignet.“

Die Pflicht zur Organisation und Abhaltung einer Eigentümerversammlung im Zwei- Jahres Rhythmus gem. § 25 Abs. 1 WEG 2002 trifft nur den Verwalter. „Eine geringfügige Überschreitung des Intervalls – z.B. im Ausmaß eines Monats - wird idR. nicht als Pflichtverstoß zu werten sein.“106 Existiert für eine Wohnungseigentumsliegenschaft kein Verwalter, so entfällt diese Verpflichtung. Die Bestimmung richtet sich daher nicht nur an einen gewerblichen Hausverwalter sondern auch an einen Wohnungseigentümer, so dieser zum Verwalter der Liegenschaft bestellt wurde. Die Verwalterpflicht ist dispositiv und ein Abgehen ist mit einem qualifizierten Mehrheitsbeschluss der Eigentümer möglich. In der Praxis wird es für den Verwalter schwierig sein bzw. muss er viel Überzeugungsarbeit leisten, einen derartigen Beschluss herbeizuführen ohne Gefahr zu laufen seinen Verwalterpflichten nicht in ausreichendem Maß nachkommen zu wollen. Eine anders lautende Regelung kann bereits im Wohnungseigentumsvertrag getroffen oder in einer Gemeinschaftsordnung analog § 26 WEG 2002 einstimmig vereinbart werden. Ein Zurückkehren zum gesetzlichen Intervall soll mit einem einfachen Mehrheitsbeschluss der Eigentümer im Rahmen der ordentlichen Verwaltung möglich sein.

Die ErläutRV zu § 25 Abs. 1 WEG 2002 unterstellen Eigentümergemeinschaften, die ohne Verwalter auskommen ein ausreichendes Maß an Organisationsfähigkeit und somit keinen Bedarf nach dem starren Korsett einer alle zwei Jahre durchzuführenden Versammlung. Umso mehr sollte einem professionell agierenden Verwalter zuzutrauen sein, den Bedarf nach einer Versammlung eigenverantwortlich und individuell nach den Erfordernissen des Einzelfalls festlegen zu dürfen. Die Bestimmung ist somit für die Verwaltungspraxis weitgehend unflexibel. So wird etwa in Liegenschaften anlässlich beabsichtigter umfangreicher Sanierungsmaßnahmen, die Einberufung von Versammlungen mehrmals jährlich notwendig sein und in den Folgejahren u.U. keine Themen zur Entscheidungsfindung durch die Wohnungseigentümer anstehen. Die Versammlung wird dann nicht, wie ursprünglich vom Gesetzgeber gewollt, der Beschlussfassung dienen, sondern zur bloßen Informationsveranstaltung des Verwalters, in welcher dieser z.B. die Jahresabrechnung vorlegt oder über Themen der ordentlichen Verwaltung informiert, die ohnehin keiner Beschlussfassung bedürfen.

Vorbereitung und Organisation

Die Vorbereitungsphase ist für den Erfolg der Eigentümerversammlung wesentlich, die Arbeiten im Vorfeld orientieren sich immer am jeweiligen Einzelfall und dem konkreten Zweck der Versammlung. Die nachstehende beispielhafte Auflistung ist keineswegs abschließend:

Festlegen der Besprechungsthemen und Beschlussgegenstände.
Prüfen, ob Thema beschlusstauglich ist oder der Vereinbarung sämtlicher Eigentümer bedarf.
Prüfen etwaiger Stimmrechtsausschlüsse gem. § 24 Abs. 3 WEG 2002. (Beginn zwischen 18:30 und 20:00 Uhr).
Festlegen des Versammlungstermins - bei regelmäßig zu Wohnzwecken genutzten WE-Objekten voraussichtlich wochentags abends
Festlegen und Reservieren des Versammlungsorts. Dieser sollte ein möglichst neutraler Raum mit professionellem Setting sein. gegebenenfalls über geeignete Präsentationsmöglichkeiten verfügen und keinesfalls ein stark frequentierter und lauter Gastraum sein.
Einholen von Anboten, Expertenauskünften oder sonstigen Informationen zu den Besprechungsthemen.
Terminabsprachen mit Professionisten und Fachleuten, die der Versammlung zwecks bestmöglicher Information der Eigentümer beiwohnen sollen.
Besprechung mit Hausvertrauensleuten zur Klärung offener Fragen bereits im Vorfeld.
Abfragen des aktuellen Grundbuchsstandes zur Beurteilung der Beschlussfähigkeit der Eigentümer.
Vorbereiten von Anwesenheitslisten sowie Eigentümerlisten für die Abstimmung über konkrete Beschlussgegenstände.
Persönliche Vorbereitung: Konkretisieren der persönlichen Ziele und Einstellung, Analyse des Umfelds, etwaiger Störfaktoren, etc.

Einberufung und Tagesordnung

Die Eigentümerversammlung kann sowohl vom Verwalter als auch von jedem Wohnungseigentümer ohne Tätigwerden des Verwalters einberufen werden. Zusätzlich können mindestens drei Eigentümer, die mindestens ein Viertel der Anteile innehaben vom Verwalter schriftlich unter Angabe eines wichtigen Grundes die Einberufung einer Versammlung verlangen. An den wichtigen Grund wird kein allzu strenger Maßstab gelegt, „Jeder Grund, der eine Einberufung vernünftig erscheinen lässt…“, verpflichtet den Verwalter eine außerordentliche Versammlung anzusetzen. Sollte sich jedoch nachträglich herausstellen, dass der wichtige Grund nur vorgetäuscht war besteht hinsichtlich der Kostentragung ein Regressanspruch der Gemeinschaft gegenüber der auf Anberaumung einer Versammlung dringenden Minderheit.

Tag und Zeitpunkt der Versammlung sind so zu wählen, dass voraussichtlich möglichst viele Eigentümer daran teilnehmen können (§ 25 Abs. 1 WEG 2002). Die Terminwahl ist daher von den Besonderheiten der jeweiligen Liegenschaft abhängig. In Wohnungseigentumsanlagen, deren Wohnungen vornehmlich zur Befriedigung des individuellen Wohnbedürfnisses der Eigentümer dienen, sind Versammlungen nicht in der Ferienzeit oder während der Normalarbeitszeit abzuhalten, bei Ferienwohnungen wird u.U. das Gegenteil der Fall sein.113 Der Verwalter muss im Vorfeld keine individuellen Terminabsprachen mit den Eigentümern führen (vgl. ErläutRV zu § 25 Abs. 1 WEG 2002), sondern den Termin so festzusetzen, dass nicht mit einer Verhinderung von einer Mehrzahl der Wohnungseigentümer zu rechnen sein wird.

§ 25 Abs. 2 WEG definiert eine Mindestfrist von zwei Wochen zwischen der Einberufung und dem Versammlungstermin. Diese Frist soll den Eigentümern neben der zeitlichen Disposition auch eine Vorbereitung auf das Thema ermöglichen. Eine Verkürzung der Frist würde einen formellen Mangel bedeuten, der zur Anfechtung gem.

§ 24 Abs. 6 WEG 2002 berechtigt, wenn dieser für das Abstimmungsergebnis kausal war. Die Einladung und somit die konkretisierten Beschlussgegenstände sind den Eigentümern gem. § 24 Abs. 5 WEG 2002 (Diese doppelte Art der Übersendung muss der Verwalter ebenso beachten für die Bekanntmachung der Ergebnisse der Beschlussfassung, der Vorausschau gem. § 20 Abs. 2 und der Niederschrift der Eigentümerversammlung gem. § 25 Abs. 3 WEG 2002) sowohl durch Hausanschlag an einer deutlich sichtbaren Stelle des Hauses als auch durch individuelle Übersendung an die Adresse des WE-Objekts oder an eine sonstige bekannt gegebene inländische Zustellanschrift zur Kenntnis zu bringen. Die Übersendung muss nicht den Vorschriften des Zustellgesetzes entsprechen. Selbst wenn der Eigentümer schon jahrelang im Ausland wohnt, ist eine Übersendung an die Adresse des WE-Objekts ausreichend.

Die konkrete Bezeichnung der Beschlussgegenstände sowohl nach deren Art (z.B. Einbau eines Personlifts mit fünf Haltestellen) und nach deren wirtschaftlicher Bedeutung (Kostenrahmen) ist wesentlich. Von der konkreten Information wird nämlich abhängen, ob der Wohnungseigentümer an der Versammlung überhaupt teilnimmt und ob durch die genaue Bezeichnung der Beschlussgegenstände die Anforderungen für die rechtswirksame Beschlussfassung gem. § 24 Abs. 1 WEG, nämlich die Gelegenheit aller Wohnungseigentümer zu Stellungnahme, erfüllt wurde.

Wird die Eigentümerversammlung von den Wohnungseigentümern selbst ohne Tätigwerden des Verwalters und ohne dessen Anwesenheit organisiert, trifft die einladenden Wohnungseigentümer die Pflicht zur ordnungsgemäßen Verständigung aller Miteigentümer und Bekanntgabe der Tagesordnung mit einer angemessenen Frist. Das WEG fordert für diese Art der Versammlung weder die Führung eines Protokolls noch die Fortsetzung begonnener Abstimmungen mittels Umlaufbeschluss. Eine Niederschrift zu verfassen wird für Beweissicherunszwecke auch hier notwendig sein. Werden Beschlüsse gefasst sind diese bekannt zu machen, wenn nicht kumulativ auf die in § 24 Abs. 5 WEG 2002 beschriebene Weise und ohne Rechtsbelehrung, so doch zumindest mittels Hausanschlag, da der Tag des Anschlags die Frist für etwaige Beschlussanfechtungen auslöst.

Gemeinschaftsfremde Dritte, unabhängig davon, ob diese ein Interesse an der Übernahme der Verwaltung oder an der Durchführung von Erhaltungsarbeiten haben, sind zur Einberufung der Eigentümerversammlung nicht befugt (OGH 11.5.2004, 5 Ob 105/04h).

Die nachstehende Tabelle zeigt welcher Personenkreis aus welchem Grund und auf welche Art und Weise zur Einberufung der Eigentümerversammlung berechtigt ist.

Ablauf und Abstimmung

Der genaue Ablauf der Eigentümerversammlung ist im Gesetz nicht näher geregelt, dieser ist abhängig von den individuellen Gegebenheiten der jeweiligen Eigentümergemeinschaft und dem Zweck der Versammlung. Den Vorsitz und damit die Leitung der Versammlung wird meist der Verwalter (unterstützt durch einen Schriftführer) übernehmen, bei sehr großen Wohnungseigentumsanlagen u.U. ergänzend ein Moderator.
Wenn Zweck der Eigentümerversammlung die Willensbildung und Beschlussfassung zu einem bestimmten angekündigten Thema der Verwaltung ist, dient nachstehender Ablauf für den Verwalter als Orientierungshilfe:

Begrüßung durch den Verwalter, Vorstellung von Experten, Mitarbeitern, etc.
Die Eigentümer bestätigen ihre Teilnahme durch Unterschrift auf der Anwesenheitsliste. Anwesende Angehörige oder sonstige Interessenten müssen namentlich nicht erfasst werden.
Prüfung der Vollmachten der ausgewiesenen Vertreter. Wenn Vollmachten mangelhaft sind oder fehlen ist dies festzuhalten und den Vertretern aufzutragen, diese binnen 14 Tagen nachzureichen.
„Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und Verständigung der Wohnungseigentümer.“
Feststellung der Beschlussfähigkeit.
Besprechung der Tagesordnung, Präsentation, Beantwortung von Fragen, Bereitstellung von Zusatzinformationen, Handouts, etc.
Berücksichtigung abweichender Abstimmungseinheiten gem. § 32 Abs. 2 WEG.
Entscheidung über etwaige Stimmrechtsausschlüsse.
Beratung und Diskussion der Eigentümer
Abstimmungsvorgang. In der Versammlung wird dies üblicherweise durch Handzeichen124 erfolgen, empfehlenswert ist die zusätzliche schriftliche Bestätigung der Willenserklärung auf vorbereiteten Abstimmungslisten.
Zusammenfassung des Verwalters, Ausblick auf weitere Versammlungen, Umsetzung der Maßnahmen, etc.
Festhalten des Endes (ebenso wie den Beginn) der Versammlung für das Protokoll.
Beendigung der Versammlung durch den Vorsitzenden (Verwalter), Verabschiedung.

Soll in einer Eigentümerversammlung ein Beschluss zu einem Thema gefasst werden, das auf der Agenda nicht konkret bezeichnet wurde, so fehlt für die Abwesenden die Gelegenheit zur Äußerung und somit die Voraussetzung für die Rechtswirksamkeit eines Beschlusses. Dies hat zur Folge, dass die Anwesenden an Ihre Stimmabgaben zumindest solange nicht gebunden sind, bis allen Wohnungseigentümern etwa durch die Fortsetzung dieser Abstimmung mittels Umlaufbeschluss Gelegenheit zur Äußerung gegeben wird. Ist hingegen nur die Minderheit anwesend und wird über ein ordnungsgemäß angekündigtes Thema abgestimmt, besteht für die Anwesenden bei additiver Fortsetzung der Abstimmung mittels Umlaufbeschluss keine Möglichkeit mehr Ihr Stimmverhalten abzuändern. Eine rechtswirksame Beschlussfassung in einer Versammlung über einen spontan gestellten Antrag eines Wohnungseigentümers ist nur in jenen Fällen möglich, wenn alle Wohnungseigentümer persönlich anwesend sind.

Niederschrift und Protokoll

Gem. § 25 Abs. 3 WEG 2002 trifft den Verwalter eine Protokollierungs- und Verständigungspflicht über den Ablauf und die Teilnehmer der Eigentümerversammlung sowie über die Ergebnisse der gefassten Beschlüsse und Abstimmungen. Gibt es keinen Verwalter für eine Liegenschaft oder ist dieser nicht anwesend entfällt diese Verpflichtung.

Der Verwalter ist nicht angehalten jede Wortmeldung zu notieren, außer es besteht ein ausdrücklicher Wunsch eines Wohnungseigentümers eine bestimmte Äußerung zu zitieren. Das Protokoll soll den Abwesenden neben den Abstimmungsergebnissen Auskunft geben, in welcher Weise die Tagesordnungspunkte erledigt wurden. Die Verständigungspflicht des Verwalters über den Ablauf der Versammlung besteht auch dann, wenn kein Beschluss zustande kam oder die Versammlung lediglich Informationszwecken diente.

Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist wie auch deren Einberufung auf die in § 24 Abs. 5 WEG 2002 beschriebene Weise jedem132 Wohnungseigentümer zur Kenntnis zu bringen. Das Protokoll (sinngemäß auch der Hausanschlag) mit Bericht über einen gefassten Beschluss hat zusätzlich eine Rechtsbelehrung ( vgl. § 24 Abs. 5 WEG 2002 ) über die Anfechtung zu enthalten.

Das Protokoll der Versammlung sollte nachstehende Inhalte jedenfalls aufweisen:

Bezeichnung der Liegenschaft, Zeitpunkt (Beginn u. Ende) und Ort der Versammlung.
Vermerk über die ordnungsgemäße Verständigung der WE und wann der Hausanschlag über die Einladung zur Versammlung am schwarzen Brett erfolgt ist.
Auflistung der anwesenden und vertretenen Wohnungseigentümer samt deren grundbücherlichen Anteile.
Vermerk, welche Personen der Verwaltung bzw. sonstige Fachexperten anwesend waren.
Vermerk, ob Vertretungsvollmachten bereits bei der Versammlung vorhanden waren oder nachgereicht werden müssen.
Vermerk, welche Ausschlüsse vom Stimmrecht bestanden und deren Gründe.
Vermerk über abweichende Abstimmungseinheiten gem. § 32 Abs. 2 WEG.
Zeitpunkt des früheren Verlassens eines WE, wenn danach Beschlüsse gefasst wurden.
Vermerk über Beschlussfähigkeit und Auflistung der grundbücherlichen Anteile der Anwesenden und wirksam vertretenen WE, u.U. ergänzende Darstellung in Prozentsätzen.
Erläuterungen, Anmerkungen und Erklärungen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten.
Art der Abstimmung (Handzeichen, schriftlich mittels Unterschriftenlisten, etc.)
Text der gefassten Beschlüsse.
Ergebnis der Abstimmung. Dieses ist in Pro- und Kontra- Stimmen sowie in Stimmenthaltungen aufzugliedern.
Vermerk des Datums der Bekanntmachung des Ergebnisses der Beschlussfassung (der Niederschrift) am schwarzen Brett des Hauses.
Rechtsbelehrung (bei Beschlussfassung)

Additives Verfahren

§ 25 Abs. 3 2. Satz WEG 2002 verpflichtet den Verwalter für den Fall, dass in einer Eigentümerversammlung weder eine Mehrheitsentscheidung (Unabhängig davon, ob die Anteilsmehrheit anwesend war oder nicht) für oder gegen einen Beschlussgegenstand zustande gekommen ist, zur Komplettierung der Abstimmung in Form eines Umlaufbeschlusses ( vgl. ErläutRV zu § 25 Abs. 3 WEG 2002). Der Verwalter hat diese Aufforderung zur schriftlichen Äußerung zugleich mit der Bekanntmachung der Niederschrift unter Setzung einer angemessenen Frist (Nach den ErläutRV zu § 25 Abs. 3 WEG 2002 soll diese Frist vierzehn Tage nicht überschreiten um möglichst rasch eine Entscheidung herbeizuführen.) an jene Eigentümer zu richten, die entweder bei der Versammlung gar nicht anwesend oder nicht wirksam vertreten waren. Die anwesenden Wohnungseigentümer sind, bei ordnungsgemäße Ladung und Bezeichnung der Beschlussgegenstände, an Ihre bereits bei der Versammlung abgegebenen Stimmen gebunden.

„…trotz der Aufforderung zur schriftlichen Äußerung (besteht) für die Ausübung des Stimmrechts kein Schriftformgebot", dieses würde der grundsätzlichen Formfreiheit für das Zustandekommen eines Beschlusses widersprechen. Die Schriftlichkeit ist für die Dokumentation des Stimmverhaltens praktikabel und empfiehlt sich für den Verwalter die mündliche Stimmabgabe eines Wohnungseigentümers für Beweiszwecke etwa in Form eines Aktenvermerks schriftlich festzuhalten.

Diese Bestimmung setzt eine in einer Eigentümerversammlung begonnene Willensbildung voraus und ist vom Verwalter nicht auf andere Formen von Beschlussfassungen anwendbar. Bei einer Abstimmung im Umlaufverfahren muss der Verwalter daher nicht bei Ergebnislosigkeit noch ein zweites Mal an die Eigentümer herantreten. Die Regelung greift nur dann, wenn das positive Zustandekommen eines Mehrheitsbeschlusses rechnerisch noch möglich ist. Kommt es trotz additiver Fortsetzung der Willensbildung innerhalb der gesetzten Frist zu keiner Mehrheitsentscheidung, besteht für den Verwalter kein weiterer Handlungsbedarf, „fehlende Stimmen (können) auch noch von interessierten Wohnungseigentümern beigebracht werden“. Eine Verlängerung der Frist ist ebenso wenig vorgesehen, wie die Berücksichtigung verspätet einlangender Stimmabgaben.

Der Verwalter muss gerade bei Entscheidungen über Maßnahmen der ordentlichen Verwaltung sorgfältig abwägen, inwieweit eine Beschlussfassung überhaupt herbeigeführt werden soll um nicht durch Passivität der Wohnungseigentümer eine unangenehme Pattsituation herbeizuführen, die letztendlich keine positive Zustimmung etwa zu einer unbedingt notwendigen Erhaltungsarbeit gibt.

Der Umlaufbeschluss

Neben der Beschlussfassung in einer Eigentümerversammlung ist der Umlaufbeschluss die am häufigsten angewandte Methode eine Entscheidung der Wohnungseigentümer herbeizuführen.
In der Praxis haben sich vor allem zwei Arten von Umlaufbeschlüssen herauskristallisiert:

Unterschriftenlisten, die im Haus zirkulieren oder an vereinbarten Kundmachungsplätzen im Haus wie z.B. dem schwarzen Brett im Stiegenhaus angeschlagen werden.
Abstimmungsbögen, welche meist vom Verwalter zeitgleich an die WE übersandt werden.

Bei Unterschriftenlisten ist sofort evident, wer welche Entscheidung getroffen hat und handelt es sich hierbei um eine öffentliche Form der Abstimmung. Im Gegensatz dazu sind Abstimmungsbögen zumindest während des Abstimmungsprozesses geheim, da jeder einzelne zumeist ohne Informations- und Meinungsaustausch mit den Miteigentümern für oder gegen einen Beschlussgegenstand votiert.
Der größte Nachteil des Umlaufbeschlusses ist die fehlende Diskussionsmöglichkeit und ist dadurch eine Beratung der Eigentümer und eine wechselseitige Beeinflussung durch unterschiedliche Argumentationen kaum gegeben.

Die rechtswirksame Beschlussfassung mittels Umlaufbeschluss ist gleich jener in einer Eigentümerversammlung an die Gelegenheit zur Äußerung und Stimmabgabe sämtlicher Eigentümer gem. § 24 Abs. 1 WEG 2002 geknüpft. Im Umlaufverfahren ist dieses Kriterium durch Übersendung des Umlaufbeschlusses mit dem Ersuchen zur Äußerung zu einem Abstimmungsthema bereits erfüllt. Da die Gelegenheit zur Äußerung ausreichend Information und Überlegungszeit voraussetzt, ist den Eigentümern eine angemessene Äußerungs- und Überlegensfrist auch beim Umlaufbeschluss zu gewähren. Die Länge dieser Frist wird sich an § 25 Abs. 2 WEG 2002 zu orientieren haben und daher mindestens zwei Wochen betragen müssen.

Das Gesetz sieht weder für den Umlaufbeschluss noch für die sonstigen Arten der Beschlussfassung Vorbereitungshandlungen wie etwa den Hausanschlag oder die vorherige Versendung der Tagesordnung vor. Der Wohnungseigentümer kann seine Stimmabgabe beim Umlaufverfahren mündlich oder schriftlich abgeben und sind daher Stimmabgaben via Email, Fax oder Telefon ebenfalls zulässig. Das Ergebnis der Beschlussfassung ist jedoch auf die in § 24 Abs. 5 beschriebene Weise kumulativ bekannt zu machen.

Den Eigentümern muss auch für die Entscheidung mittels Umlaufbeschluss genügend Information zur Verfügung gestellt werden. Neben dem klar und unwidersprüchlich formulierten Beschlusstext kann der Verwalter notwendige bzw. erklärende Zusatzinformationen in einem Begleitschreiben dem Umlaufbeschluss anschließen. Einfache und klare Fragestellungen, die entweder mit ja oder nein zu beantwortet sind, können den Rücklauf der Fragebögen positiv beeinflussen. Die Setzung einer angemessenen Frist für die Rücksendung ist zweckmäßig.
Bei der Beschlussfassung in einer Eigentümerversammlung wird vor der endgültigen Abstimmung beraten und werden unterschiedliche Meinungen ausgetauscht. Damit beim Umlaufbeschluss Meinungsäußerung und Abstimmungsverhalten nicht endgültig zusammenfallen, muss eine Änderung des Stimmverhaltens bis zum Ende des Abstimmungsvorgangs möglich sein und ist die Bekanntgabe des Ergebnisses der Beschlussfassung erforderlich um die Entscheidung rechtswirksam werden zu lassen.

Sonstige Formen der Beschlussfassung

Neben der Beschlussfassung in einer Eigentümerversammlung oder mittels Umlaufbeschluss sind auch andere Formen der Willenbildung zulässig und rechtlich gleichwertig. Beschlüsse der Eigentümer können daher ebenso auf nachstehende Weise wirksam zustande kommen:

► Mündliche Beschlussfassung vor Ort in der WE-Anlage.
► Umfrage von Tür zu Tür.157
► Mündliche Beschlussfassung via Telefonkonferenz (vgl. ErläutRV zu § 24 Abs. 1 WEG 2002).
► Entscheidungsfindung via Email, im Internet, etc.

Aus Gründen der Nachweisbarkeit der wirksamen Beschlussfassung wird diesen Methoden nur in kleinen Eigentümergemeinschaften und solchen mit gutem Einvernehmen untereinander praktische Bedeutung zukommen. Wenn ein Verwalter bestellt ist, wird dieser auch hier das Zustandekommen der Beschlüsse protokollieren, bei mündlichen Beschlussfassungen vor Ort ist eine Anwesenheitsliste ratsam. Gerade bei Maßnahmen der außerordentlichen Verwaltung, deren Durchführung der Verwalter nur aufgrund eines Mehrheitsbeschlusses veranlassen darf sind derart individuelle mündliche Beschlussfassungen nicht zu empfehlen. Damit soll nämlich vermieden werden, dass „ … der die Maßnahme durchführende Verwalter … behauptungs- und beweispflichtig dafür (wird), dass ein Beschluss auf diesem Wege zustande gekommen ist. Auch bei diesen Formen der Beschlussfassung sind die Vorschriften zur wirksamen Beschlussfassung gem. § 24 Abs. 1 WEG einzuhalten.