Questions & Answers

We implement standard EU processes for voting!

Dear owners, co-owners,

Thanks for your feedback. For the purposes of this online voting, we have prepared the rules of procedure, which will serve to our online voting system and the result of the voting will send to the management agency as a will of the owners. 

The online voting offers a simplified administration associated with vote process. It saves time, does not discriminate owners on their voting rights, offers flexibility in solving problems, saves costs for each owner and eliminates manual data processing errors.

I believe that the goal of all owners and co-owners is for us to be able to communicate effectively with each other and decide on our co-ownership systemically, rationally in order to devote our time of rest and vacation in our apartment house.

The answers on your questions below are factual remarks and some of my personal opinion.

Jan Kucera (TOP13) 

I developed the online vote application for free, based on the wishes of the owners and the vote on February 28, 2021 ended with following result:
Snímek obrazovky 2021-03-16 v 9.36.18.p


Completing and signing the form is used only to identify the owner and familiar with the voting process using the online application.
list of owners who can vote you can find here www.hintermoos.at/shares
The form can be download here:
or you can sign via DocuSign (by email)
the vote rules you can find here www.hintermoos.at/vote-rules

Frequently asked questions | Häufig gestellte Fragen


Why do we need rules of procedure and what are they for?

The aim of the Rules of Procedure is to have a "user guide" how to proceed in the voting process outside of the owners' meeting, that is, implemented in an application, online form. Writing and defining the entire voting process via an online platform is an important step for transparency of operations between the owners and the management company. The fact that we define in writing form, how the voting process works, does not mean that we take control of the house into our own hands! The definition of the rules only describes the voting system and how this system relates to local legislation, in particular the provisions of the Law on flat ownership. Based on my own experience, I know that it takes time and knowledge to find out this information. For this reason, important points of this law are reflected in the rules of procedure in order to save your time. The definition of the rules has no effect on the property management (i.e. Altmann & Partner) who continue to do all things related to the normal operation of the house.

Why should I fill out and why should I sign the online voting rules of procedure?

The rules of procedure are not a legal document, just an internal decree, just like the house rules (the house rules are a matter of course for everyone). Like the house rules, the rules of procedure also form the framework within which the process is defined. In what form, in this case, the owner can voluntarily and freely decide that the collective requirements for the administrator are clearly established. The rules of procedure, like the house rules, do not legally bind the owner to obligations or other actions. Filling out and signing the form is only used to identify the owner. The email address and name are identifiers that the application checks to prevent the owner from voting twice, while at the same time guaranteeing the owner's identification (i.e. his voting capacity). Another reason is that you need to show proof of your will, that is, that you consent to the online voting. You only need to do this once, which means that your consent will be used the next time you vote. This is the reason that I asked you to complete the required information including your signature. By signing, you agree that you have read the Rules of Procedure and understood how the process works outside of the meeting, i.e. online (most of you have already voted once so you have tested how easy it is to vote) . The course of the owner's authorization process can be found in process illustration # 1.

What are the benefits of online voting?

The benefits of online voting are as follows:

  1. Every owner has the option to choose. Your rights are not restricted by the fact that the date of the session (meeting of owners) does not suit him (her) or that he (she) cannot attend for health or other reasons.
  2. Eliminate printing, signing and scanning voting forms and sending emails or letters back to the managing agency.
  3. Elimination of errors related to the manual processing of votes (there was an error in the manual total of votes during the last vote on the closure of the indoor pool)
  4. Online voting also protects us against viral infections (including the COVID 19 pandemic) that can occur through physical contact. By using an online voting system, we can say with confidence that we are protecting our lives!
  5. You have the opportunity to react and have time to familiarize yourself with the subject we are voting on. Any owner can ask a question and receive an appropriate answer during the vote.
  6. There is a proof of time saving for all owners. We can vote on questions from home, business trip, or vacation, and there is no need to physically attend the meeting.
  7. If necessary, we can make a quick decision and We don't have to wait for a physical meeting to make a decision. At the same time, it is possible to discuss more topics, which is not possible during a physical meeting due to time constraints.
  8. We eliminate 100% errors in connection with the manual processing of votes (during the last vote on the closure of the indoor pool, an error occurred in the total of votes from Altmann & Partner).

Shouldn't we, because of the large number of questions,  postponing it to the next personal owners meeting, so that all questions can be answered?

There is no answer to this question what the postponing consent to the online voting process (by using vote app) would solve. Based on a purely logical point of view, this means that answering more questions will take less time (in a physical meeting we only have a few hours to answer questions and answers once a year), and on the other hand, we will need more time to answer fewer questions. (During an online discussion, we have the option of responding in days or weeks within the year.) According to my opinion, on the contrary, a greater number of questions must be solved online, precisely because each owner needs time to read the questions, to become familiar with the content and the answers to these questions. In addition, this is not a fundamental change that cannot be changed at any point in time. Like the house rules, the rules of procedure can also be changed at any time. Because of this, postponing voting rule approval only shifts the systemic approach. Further, due to the COVID 19 pandemic, it is very unlikely that an owners meeting will take place this year. It is not at all clear when and under what kind of conditions we could meet. It should be also emphasized, that the experience of the last owners' meeting shows that some problems cannot be resolved quickly without understanding the problem. Unfortunately, I also met the owners who were disappointed with the course, the outcome of the negotiations and the lack of transparency in the assessment of the voting result. A good example of postponing the resolution of an important issue was the long-term unsolved problem in connection with the driveway and its lease, which had to be resolved immediately this year. The result of this delay cost us more than 15,000 euros. This is a factual example of how long-term problems can be postponed and not resolved. In my opinion, we should avoid this non-systemic solution. I would also like to draw attention to the vote that has already taken place which, in my opinion, clearly expresses the will of the majority of the owners to deal with things online on an ongoing basis. The previous vote suggests that most owners have the time to make a decision. It means, that time is of the essence in order to receive information and to express the free will of the owners. In case of the face-to-face meeting, the objectivity of the vote is not guaranteed and the owners are in time pressed with no opportunity to validate the information. In fact, the result of this solution is / that we don't have ​unifying process for online voting, which will be disadvantageous for us (as owners) and, conversely, advantageous for the management agency. This solution is therefore only purposeful and not every owner may agree with this action. I believe that the goal of all owners and co-owners is that we are able to communicate effectively and make effective and rational decisions about our co-ownership in order to use our time for rest and vacation in our apartment house.

What information can you find in the rules of procedure?

The rules of procedure are systematically divided into several areas:

  1. Introductory provisions - here you will find information on the subject of the rules of procedure
  2. Please see Item 2, Notice of Voting Outside the Session, for information on how you will be informed that a vote will be held
  1. Point 3 defines which topics will be dealt with in the event of a vote. This point serves to focus only on important issues related to property management. This point clearly defines which topics are relevant for the vote.
  2. Point 4 defines the rules how the preparation of the vote itself takes place and who will take part in this vote, including technical questions in the administration of the application.
  3. Point 5 defines and describes the voting request, it provides information on the security and the functions of the request
  4. Point 6 defines and describes the coordination process itself, when it starts, when it ends, etc.
  5. Point 7 defines the provisions of the European Council for Electronic Communications, ie it gives information that this voting method is fully compliant with the laws of the European Union.

Are all owners considered, including those unable to participate online?

Yes, we currently have a total of 44 email address owners who have received this notification. This means that out of a total of 46 owners, we have only 2 owners to whom we do not have an e-mail contact, which does not mean that they do not have an e-mail address. However, it is necessary to ensure that each owner has the opportunity and the right to vote. This is solved by sending a letter to their postal address in the event of a vote, in which they can vote in writing form in accordance with the Federal Act § 24 WEG 2002. Statistically, this actually means that currently 44 owners (apartments) can vote online with a total share of 95.34%. According to § 24 WEG 2002 the quorum of the absolute majority is 50.01% of the valid total participation, whereby the majority of the votes of the apartment owners is based on the ratio of the co-ownership shares. For reasons of transparency and the requirements of the rules of procedure, I have created an overview of the ownership structure of our community, which is available here: www.hintermoos.at/share From the point of view of Altmann & Partner and based on the representative Stefan Innerhofer is key this factor:

"So for me is important: I need a clear expression what is the will of the owners. I don´t care if you send an email a letter,....... Sometimes in a small house I meeet several owners by chance and they tell me what they want me to do for them. That it is enough for me to take action."

Stefan Innerhofer, 15.2.2021

His statement is in accordance with § 24 Article 1 of the WEG 2002 Anyway, I also would like to ask you if you have an e-mail contact to the owners Rudi Schäuffele (TOP26) and Horst Riedler (TOP49), please send me it!

How will the WEG be fulfilled in this new vote process?

Above all, this is not a new vote process! Millions of owners in Europe (Austria, Germany, UK and the Czech Republic) use similar online voting systems and rules, which is good news. It should be emphasized that online voting outside of the owners' meeting is a standard process that is not new! With regard to the interpretation of the WEG 2002, this legal framework defines the voting in seven points in Paragraph 24 of the WEG 2002. However, this law does not define a detailed voting process, but offers only a general framework. The rules of procedure therefore clarify and expand the coordination process to specific communities and their needs. By the way, this general legal framework is regulated by Altmann & Partner itself, which explains this legal framework as follows:

"So for me is important: I need a clear expression what is the will of the owners. I don´t care if you send an email a letter,....... Sometimes in a small house I meeet several owners by chance and they tell me what they want me to do for them. That it is enough for me to take action."

Stefan Innerhofer, 15.2.2021

Again, it must be emphasized that the rules of procedure are not a legal document, just an internal decree, just like the house rules (and as far as I know, nobody is against the house rules) do not legally bind an owner to any obligations or other acts!

Why communicate, vote online?

Although the Rules of Procedure are not a legal document and do not entail any costs for the owner, there are still questions that take a lot of time to become familiar with and answer. This example clearly shows that ongoing online communication is the solution for most owners to make decisions freely and to become familiar with the proposed changes. If we deal with it at a physical meeting we will spend a few hours answering the questions and it will still be a difficult decision for us (my personal experience from the last meeting).

What are the possible costs for software?

I wrote the voting software myself, so it's FREE for our community. This software is part of the portal www.hintermoos.at and is created with the programming language JavaScript. The only costs for this software are the running costs, which were already agreed at the previous owners meeting for a total of € 200 per year. Technical information on the system is also described in the Rules of Procedure, in particular in Article 5.

What should the online voting process look like?

That is exactly the purpose of the Rules of Procedure in order to understand the voting process. The answers can be found in article 4.5 and 6 of the Rules of Procedure, which are also available at www.hintermoos.at/vote-rules. In summary, the process works following:

  1. According to article 4 of the Rules of Procedure, any owner may request a vote by registering a voting question at www.hintermoos.at/vote-questions
  2. If the voting question is in accordance with article 3, the administrator (me or the authorized owner) shall publish the voting question.
  3. After publishing the voting question, each owner will receive an e-mail (the owners who does not have e-mail address, recieve a letter), where they will have an the opportunity to vote on the topic.
  4. In addition, the system will notify you if you do not vote to do so.
  5. At the same time, a discussion blog is open on this question, where each owner can respond to the question. (reaction may not be immediate, it's enough time to make a decision)
  6. After the vote, the result of the vote is sent to the agency as the will of the owners.
Voting is exactly the same as voting in a physical meeting. In addition to the property management agency, the agenda is also drawn up by the owners, who also have the right to express themselves and ask a question. For more information, see the question: What are the benefits of online voting? If something is not clear or if you have any doubts, please write me for your specific question. Unfortunately, without asking a specific question, I can only copy the text of the Rules of Procedure.

Why do we need DocuSign?

DocuSign is a system that complies with European legislation for electronic identification - eIDAS. This system enables legally electronically verified identification of the owner within the European Union. It is a legally identical signature as when physically signing documents. eIDAS thus enables an electronic form of communication with a verified signature without the need for the owner to be physically present.
More information here: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:31999L0093&from=EN
This type of identification thus ensures verification of the owner and is legally recognized. The goal is a one-time consent of the owner to the rules (procedural rules). Therefore, we will provide official verification of the authenticity of each owner's signature. This system allows us to vote electronically on what is legally valid in all the Member States of the European Union. Of course, it is also possible to use the method already used for e-mail (electronic voting) to close the indoor pool from 29 January 2021. This voting does not allow proof of the owner's identity and is therefore not fully in line with § 24 WEG 2002, but if there is a majority. of the owners agree, it can be used (see Stefan Innerhofer's statement below).

"So for me is important: I need a clear expression what is the will of the owners. I don´t care if you send an email a letter,....... Sometimes in a small house I meeet several owners by chance and they tell me what they want me to do for them. That it is enough for me to take action."

Stefan Innerhofer, 15.2.2021

Isn't replacing a management agency the answer?

We will address this issue whenever we are dissatisfied with the management agency's services. From my personal experience, it would be good to set rules for evaluating the quality of services provided between the owners and the property management agency. By default, this should be addressed by a contract that describes in details the rights and obligations of the property management company, including the rules of procedure. The contract, which is still in valid, is from 1979 www.hintermoos.at/contract and the most of the provisions are no longer valid or have lapsed, except for the last paragraph, which refers to other provisions to current legislation. Therefore it's advantageous for any property management agency if the owners do not communicate with each other or are divided and are unable to agree on key issues. Then it may happen that the property management and administration of the house is fully subject to the agency and the actions of such an agency may appear to be purposeful and not every owner may agree with this actions. The answer to this question is nothing more than an update of the contract, which is the standard for all community of owners in the world. My point of view is that these key issues are important to address online and meeting of owners once a year can not never solve this. Therefore I'd like to point out that, according to my opinion, the solution is not to change the agency, but to set up the management (rules) and communication with the agency, which is responsible for property management. None of agency will ever solve that for us!


Warum brauchen wir eine Geschäftsordnung und wozu dienen sie?

Das Ziel der Geschäftsordnung ist es, eine „Anleitung“ zu haben, wie in den Abstimmungsprozess außerhalb der Eigentümerversammlung, das heißt in einer Anwendung, Online-Formular, um fortzufahren.

Das Schreiben und Definieren des gesamten Abstimmungsprozesses über eine Online-Plattform ist ein wichtiger Schritt für die Transparenz des Betriebs zwischen den Eigentümern und der Verwaltungsgesellschaft. Die Tatsache, dass wir schriftlich definieren, wie der Abstimmungsprozess funktioniert, bedeutet nicht, dass wir die Kontrolle über das Wohnhaus selbst in die Hand nehmen

Die Definition der Regeln beschreibt nur das Abstimmungssystem und wie dieses System mit der örtlichen Gesetzgebung zusammenhängt, insbesondere den Bestimmungen des Gesetzes über den Besitz von Wohnungen. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass es Zeit und Wissen braucht, um diese Informationen herauszufinden. Aus diesem Grund spiegeln sich wichtige Punkte dieses Gesetzes in der Geschäftsordnung wider, um Zeit zu sparen.

Die Definition der Regeln hat keine Auswirkungen auf die Hausverwaltung (dh Altmann & Partner), die weiterhin alle Dinge erledigt, die mit dem normalen Betrieb des Hauses zusammenhängen.

Warum sollte ich die Geschäftsordnung für Online-Abstimmungen ausfüllen und warum sollte ich unterschreiben?

Die Geschäftsordnung ist kein Rechtsdokument, sondern nur ein internes Dekret, genau wie die Hausordnung (die Hausordnung ist für alle selbstverständlich).

Wie die Hausordnung bildet auch die Geschäftsordnung den Rahmen, innerhalb dessen der Prozess definiert wird. In welcher Form kann der Eigentümer in diesem Fall freiwillig und frei entscheiden, dass die kollektiven Anforderungen an den Administrator klar festgelegt werden.

Die Geschäftsordnung bindet wie die Hausordnung keinen Eigentümer rechtlich an Verpflichtungen oder andere Handlungen.

Das Ausfüllen und Unterschreiben des Formulars dient nur zur Identifizierung des Eigentümers. Die E-Mail-Adresse und der Name sind Kennungen, die der Antrag überprüft, damit der Eigentümer nicht zweimal abstimmen kann, und gleichzeitig ist die Identifizierung des Eigentümers (dh seine Wahlkapazität) garantiert.

Ein weiterer Grund ist, dass Sie den Beweis Ihres Willens nachweisen müssen, dh dass Sie der Online-Abstimmung zustimmen. Dieser Vorgang ist nur einmal von Ihnen erforderlich, was bedeutet, dass Ihre Zustimmung bei der nächsten Abstimmung verwendet wird.

Aus diesem Grund habe ich Sie gebeten, die erforderlichen Informationen einschließlich Ihrer Unterschrift zu vervollständigen. Mit Ihrer Unterzeichnung erklären Sie sich damit einverstanden, dass Sie die Geschäftsordnung gelesen und verstanden haben, wie der Prozess außerhalb der Sitzung funktioniert, dh online (die meisten von Ihnen haben bereits einmal abgestimmt, also haben Sie getestet, wie einfach eine solche Abstimmung ist). Den Verlauf des Autorisierungsprozesses des Eigentümers finden Sie in Prozessabbildung Nr. 1.

Warum online kommunizieren?

Obwohl die Geschäftsordnung kein juristisches Dokument ist und keine Kosten für den Eigentümer mit sich bringt, gibt es immer noch Fragen, die viel Zeit erfordern, um sich mit dem Thema vertraut zu machen und es zu beantworten.

Dieses Beispiel zeigt deutlich, dass die fortlaufende Online-Kommunikation für die meisten Eigentümer die Lösung ist, Entscheidungen frei zu treffen und sich mit den vorgeschlagenen Änderungen vertraut zu machen. Wenn wir uns bei einem physischen gemeinsamen Treffen damit befassen, werden wir einige Stunden damit verbringen, die Fragen zu beantworten, und es wird immer noch eine schwierige Entscheidung für uns sein (er hat persönliche Erfahrungen aus dem letzten Treffen).

Was sind die Vorteile von Online-Abstimmungen?

Die Vorteile der Online-Abstimmung sind folgende:

  1. Jeder Eigentümer hat die Möglichkeit zu wählen. Ihre Rechte werden nicht dadurch eingeschränkt, dass das Datum der Sitzung nicht zu ihm passt oder er aus gesundheitlichen oder anderen Gründen nicht teilnehmen kann.

  2. Eliminierung des Druckens, Signierens und Scannens von Abstimmungsformularen und Zurücksenden von E-Mails oder Briefen an die Verwaltungsagentur.

  3. Beseitigung von Fehlern im Zusammenhang mit der manuellen Verarbeitung von Stimmen (bei der letzten Abstimmung über die Schließung des Pools ist ein Fehler in der manuellen Stimmensumme aufgetreten).

  4. Online-Abstimmungen schützen auch vor Virusinfektionen (einschließlich der COVID 19-Pandemie), die durch physischen Kontakt auftreten können. Durch die Verwendung eines Online-Abstimmungssystems können wir mit Zuversicht sagen, dass wir unser Leben schützen.

  5. Sie haben die Möglichkeit zu reagieren und Zeit zu haben, sich mit dem Thema vertraut zu machen, über das wir abstimmen. Jeder Eigentümer kann während der Abstimmung eine Frage stellen und eine entsprechende Antwort erhalten.

  6. Es gibt eine nachweisbare Zeitersparnis aller Eigentümer. Wir können über Fragen von zu Hause, auf Geschäftsreise oder aus dem Urlaub abstimmen, und es ist nicht erforderlich, physisch an der Besprechung teilzunehmen.

  7. Bei Bedarf können wir eine schnelle Entscheidung treffen und müssen nicht auf ein physisches Treffen warten, um eine Entscheidung zu treffen. Gleichzeitig ist es möglich, mehr Themen zu diskutieren, was während eines physischen Meetings aus zeitlichen Gründen nicht möglich ist.

    Es sind auch Informationen für Sie, wie der Abstimmungsprozess ablaufen wird, einschließlich Informationen aus dem Bundesgesetz WEG 2002. Diese Informationen gelten für jede Eigentümerversammlung, einschließlich der letzten, die letztes Jahr in Maria Alm stattfand. Ich füge diese Informationen nur der Geschäftsordnung hinzu, da jeder Eigentümer wissen sollte, worum es geht. (In unserem Land sagen die Leute: Unwissenheit über das Gesetz entschuldigt nicht, deshalb denke ich, dass es für jeden nützlich ist, dem es gehört). Auch dies ist nichts Neues, es dient nur zu Ihrer Information.

Sollten wir es nicht wegen der großen Anzahl von Fragen auf das nächste Treffen der persönlichen Eigentümer verschieben, damit alle Fragen beantwortet werden können?

Es gibt keine Antwort auf diese Frage, die die Verschiebung der Zustimmung zum Online-Abstimmungsprozess unter Verwendung des Abstimmungsantrags lösen würde.

Aus rein logischer Sicht bedeutet dies, dass die Beantwortung von mehr Fragen weniger Zeit in Anspruch nimmt (in einer physischen Besprechung haben wir nur wenige Stunden Zeit, um Fragen und Antworten einmal im Jahr zu beantworten), und andererseits benötigen wir mehr Zeit für die Beantwortung weniger Fragen. (Während einer Online-Diskussion haben wir die Möglichkeit, innerhalb des Jahres in Tagen oder Wochen zu antworten.)

Meiner Meinung nach muss im Gegenteil eine größere Anzahl von Fragen online gelöst werden, gerade weil jeder Eigentümer Zeit benötigt, um die Fragen zu lesen, sich mit dem Inhalt und den Antworten auf diese Fragen vertraut zu machen.

Darüber hinaus ist dies keine grundlegende Änderung, die zu keinem Zeitpunkt geändert werden kann. Wie die Hausordnung kann auch die Geschäftsordnung jederzeit geändert werden. Aus diesem Grund verschiebt die Verschiebung der Genehmigung von Abstimmungsregeln nur den systemischen Ansatz.

Darüber hinaus ist es aufgrund der COVID 19-Pandemie sehr unwahrscheinlich, dass in diesem Jahr ein Eigentümertreffen stattfinden wird. Es ist überhaupt nicht klar, wann und unter welchen Bedingungen wir uns treffen könnten. Es sollte auch betont werden, dass die Erfahrung der letzten Eigentümerversammlung zeigt, dass einige Probleme nicht schnell gelöst werden können, ohne das Problem zu verstehen. Leider habe ich auch die Eigentümer getroffen, die vom Kurs, dem Ergebnis der Verhandlungen und der mangelnden Transparenz bei der Bewertung des Abstimmungsergebnisses enttäuscht waren.

Ein konkretes Beispiel für die Verschiebung der Lösung eines wichtigen Themas war das langfristig ungelöste Problem im Zusammenhang mit der Auffahrt und ihrem Mietvertrag, das in diesem Jahr sofort gelöst werden musste. Das Ergebnis dieser Verzögerung hat uns mehr als 15.000 Euro gekostet.

Dies ist ein sachliches Beispiel dafür, wie langfristige Probleme verschoben und nicht gelöst werden können. Meiner Meinung nach sollten wir diese nicht systemische Lösung vermeiden.

Ich möchte auch auf die bereits stattgefundene Abstimmung hinweisen, die meiner Meinung nach eindeutig den Willen der Mehrheit der Eigentümer zum Ausdruck bringt, sich fortlaufend online mit den Dingen zu befassen. Aus der vorherigen Abstimmung geht hervor, dass die meisten Eigentümer die Zeit haben, eine Entscheidung zu treffen. Aus dieser Abstimmung geht hervor, dass Zeit entscheidend ist, um Informationen zu erhalten und den freien Willen der Eigentümer zum Ausdruck zu bringen. Im Falle eines persönlichen Treffens ist die Objektivität der Abstimmung nicht garantiert und die Eigentümer stehen unter Zeitdruck, ohne die Möglichkeit, die Informationen zu validieren.

Das Ergebnis dieser Lösung (physisch) ist / wird sein, dass es keinen einheitlichen Prozess für die Online-Abstimmung geben wird, was für uns (als Eigentümer) nachteilig und umgekehrt für die Verwaltungsagentur vorteilhaft ist. Diese Lösung ist daher nur zweckmäßig und nicht jeder Eigentümer kann dieser Aktion zustimmen.

Ich glaube, dass das Ziel aller Eigentümer und Miteigentümer darin besteht, dass wir in der Lage sind, effektiv zu kommunizieren und effektiv und rational über unser Miteigentum zu entscheiden, um unsere Zeit für Ruhe und Urlaub in unserem Apartmenthaus zu verwenden.

Warum brauchen wir DocuSign?

DocuSign ist ein System, das der europäischen Gesetzgebung zur elektronischen Identifizierung entspricht - eIDAS. Dieses System ermöglicht die rechtlich elektronisch überprüfte Identifizierung des Eigentümers innerhalb der Europäischen Union. Es ist eine rechtlich identische Signatur wie beim physischen Signieren von Dokumenten. eIDAS ermöglicht somit eine elektronische Form der Kommunikation mit einer verifizierten Signatur, ohne dass der Eigentümer physisch anwesend sein muss.

Weitere Informationen finden Sie hier: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:31999L0093&from=EN

Diese Art der Identifizierung gewährleistet somit die Überprüfung des Eigentümers und ist gesetzlich anerkannt. Ziel ist eine einmalige Zustimmung des Eigentümers zu den Regeln (Verfahrensregeln). Daher werden wir die Echtheit der Unterschrift jedes Eigentümers offiziell überprüfen. Dieses System ermöglicht es uns, elektronisch darüber abzustimmen, was in allen Mitgliedstaaten der Europäischen Union rechtsgültig ist.

Natürlich ist es auch möglich, eine Methode zu verwenden, die bereits bei der Schließung des Pools am 29. Januar 2021 für E-Mal (elektronische Abstimmung) verwendet wurde. Mit Zustimmung der Eigentümer kann sie angewendet werden (siehe Stefan Innerhofer) Aussage unten).

"Also für mich ist es wichtig: Ich brauche einen klaren Ausdruck, was der Wille der Eigentümer ist. Es ist mir egal, ob Sie eine E-Mail an einen Brief senden, ....... Manchmal treffe ich in einem kleinen Haus mehrere Eigentümer von Zufall und sie sagen mir, was ich für sie tun soll. Dass es für mich ausreicht, Maßnahmen zu ergreifen."

Stefan Innerhofer (Altmann&Partner), 15.2.2021

Wie soll der Online-Abstimmungsprozess aussehen?

Genau das ist der Zweck der Geschäftsordnung, um den Abstimmungsprozess zu verstehen. Die Antworten finden Sie in den Regeln 4.5 und 6 der Geschäftsordnung, die auch unter www.hintermoos.at/vote-rules verfügbar sind.

Kurz gesagt, der Prozess funktioniert wie folgt:

  1. Gemäß Regel 4 der Geschäftsordnung kann jeder Eigentümer eine Abstimmung beantragen, indem er eine Abstimmungsfrage unter www.hintermoos.at/vote-questions registriert (Jeder Eigentümer hat das Recht, eine Frage zu stellen)

  2. Wenn die Abstimmungsfrage mit Artikel 3 übereinstimmt, veröffentlicht der Administrator (ich oder der autorisierte Eigentümer) die Abstimmungsfrage.

  3. Nach Veröffentlichung der Abstimmungsfrage erhält jeder Eigentümer eine E-Mail (derjenige, der keinen solchen hat-dann Brief), in der er die Möglichkeit hat, über das Thema abzustimmen. Darüber hinaus werden Sie vom System benachrichtigt, wenn Sie nicht dafür stimmen.

  4. Gleichzeitig ist ein Diskussionsblog zu dieser Frage geöffnet, in dem jeder Eigentümer auf die Frage antworten kann. (Seine Reaktion ist möglicherweise nicht sofort, er hat genug Zeit, um eine Entscheidung zu treffen.)

  5. Am Ende der Abstimmung wird das Abstimmungsergebnis nach dem Willen der Eigentümer an die Agentur gesendet.

Die Abstimmung entspricht genau der Abstimmung bei einer physischen Besprechung. Neben der Verwaltungsagentur wird die Tagesordnung auch von den Eigentümern erstellt, die auch das Recht haben, sich zu äußern und eine Frage oder Frage zu stellen. Weitere Informationen finden Sie in der Frage: Was sind die Vorteile von Online-Abstimmungen?

Wenn etwas nicht klar ist oder Sie Zweifel haben, schreiben Sie mir bitte Ihre spezifische Frage. Leider kann ich ohne eine spezielle Frage nur den Wortlaut der Geschäftsordnung kopieren.

Welche Informationen finden Sie in der Geschäftsordnung?

Die Geschäftsordnung ist systematisch in mehrere Bereiche unterteilt:

  1. Einleitende Bestimmungen, - hier finden Sie Informationen zum Gegenstand der Geschäftsordnung

  2. In Punkt 2, Bekanntmachung über die Abstimmung außerhalb der Sitzung, finden Sie Informationen darüber, wie Sie darüber informiert werden, dass eine Abstimmung stattfindet

  3. Punkt 3 definiert, welche Themen im Falle einer Abstimmung behandelt werden. Dieser Punkt dient dazu, sich nur auf wichtige Themen im Zusammenhang mit der Hausverwaltung zu konzentrieren. Dieser Punkt definiert klar, welche Themen für die Abstimmung relevant sind.

  4. Punkt 4 definiert die Regeln, wie die Vorbereitung der Abstimmung selbst stattfindet und wer an dieser Abstimmung teilnehmen wird, einschließlich technischer Fragen bei der Verwaltung des Antrags.

  5. Punkt 5 definiert und beschreibt den Abstimmungsantrag, es gibt Informationen zur Sicherheit und zu den Funktionen des Antrags

  6. Punkt 6 definiert und beschreibt den Abstimmungsprozess selbst, wann er beginnt, wann er endet usw.

  7. Punkt 7 definiert die Bestimmungen des Europäischen Rates für elektronische Kommunikation, dh es gibt Informationen darüber, dass diese Abstimmungsmethode den Gesetzen der Europäischen Union in vollem Umfang entspricht.

Werden alle Eigentümer berücksichtigt, einschließlich derer, die nicht online teilnehmen können?

Ja, wir haben derzeit insgesamt 44 E-Mail-Adressinhaber, die diese Benachrichtigung erhalten haben. Dies bedeutet, dass wir von insgesamt 46 Eigentümern nur 2 Eigentümer haben, zu denen wir keinen E-Mail-Kontakt haben, was nicht bedeutet, dass sie keine E-Mail-Adresse haben. Es muss jedoch sichergestellt werden, dass jeder Eigentümer die Möglichkeit und das Stimmrecht hat.

Dies wird gelöst, indem im Falle einer Abstimmung ein Brief an ihre Postanschrift gesendet wird, in dem sie gemäß dem Bundesgesetz § 24 WEG 2002 auf dem Schriftweg abstimmen können.

Statistisch bedeutet dies tatsächlich, dass derzeit 44 Eigentümer (Wohnungen) online mit einem Gesamtanteil von 95,34% abstimmen können. Gemäß § 24 WEG 2002 beträgt das Quorum der absoluten Mehrheit 50,01% der gültigen Gesamtbeteiligung, wobei die Mehrheit der Stimmen der Wohnungseigentümer auf dem Verhältnis der Miteigentumsanteile basiert. Aus Gründen der Transparenz und der Anforderungen der Geschäftsordnung habe ich einen Überblick über die Eigentumsverhältnisse unserer Community erstellt, der hier verfügbar ist: www.hintermoos.at/share

Aus Sicht von Altmann & Partner und nach Aussage des Vertreters Stefan Innerhofer ist der entscheidende Faktor:

"Also für mich ist es wichtig: Ich brauche einen klaren Ausdruck, was der Wille der Eigentümer ist. Es ist mir egal, ob Sie eine E-Mail an einen Brief senden, ....... Manchmal treffe ich in einem kleinen Haus mehrere Eigentümer von Zufall und sie sagen mir, was ich für sie tun soll. Dass es für mich ausreicht, Maßnahmen zu ergreifen."

Stefan Innerhofer (Altmann & Partner), 15.2.2021

Seine Aussage steht im Einklang mit § 24 Artikel 1 WEG 2002.

Ich möchte Sie auch fragen, ob Sie keinen E-Mail-Kontakt zu den Eigentümern Rudi Schäuffele (TOP26) und Horst Riedler (TOP49) haben. Wenn Sie einen Kontakt haben, senden Sie ihn bitte.

Wie wird die WEG in diesem möglicherweise neuen Wahlprozess erfüllt?

Dies ist vor allem kein neuer Wahlprozess. Millionen von Eigentümern in Europa (Österreich, Deutschland, Großbritannien und die Tschechische Republik) verwenden ähnliche Online-Abstimmungssysteme und -regeln, was eine gute Nachricht ist. Es sollte betont werden, dass die Online-Abstimmung außerhalb der Eigentümerversammlung ein Standardprozess ist, der nicht neu ist!

In Bezug auf die Auslegung der WEG 2002 definiert dieser Rechtsrahmen die Abstimmung in sieben Punkten in Paragraph 24 der WEG 2002. Dieses Gesetz definiert jedoch keinen detaillierten Abstimmungsprozess, sondern bietet lediglich einen allgemeinen Rahmen. Die Geschäftsordnung präzisiert und erweitert daher den Abstimmungsprozess auf bestimmte Gemeinschaften und deren Bedürfnisse.

Schließlich wird dieser allgemeine Rechtsrahmen von Altmann & Partner selbst geregelt, was diesen Rechtsrahmen wie folgt erklärt:

"Also für mich ist es wichtig: Ich brauche einen klaren Ausdruck, was der Wille der Eigentümer ist. Es ist mir egal, ob Sie eine E-Mail an einen Brief senden, ....... Manchmal treffe ich in einem kleinen Haus mehrere Eigentümer von Zufall und sie sagen mir, was ich für sie tun soll. Dass es für mich ausreicht, Maßnahmen zu ergreifen."

Stefan Innerhofer (Altmann&Partner), 15.2.2021

Auch hier muss betont werden, dass die Geschäftsordnung kein Rechtsdokument ist, sondern nur ein internes Dekret, genau wie die Hausordnung (und soweit ich weiß, ist niemand gegen die Hausordnung) binden Sie keinen Eigentümer rechtlich an Verpflichtungen oder andere Handlungen!

Was sind die möglichen Kosten für Software?

Ich habe die Abstimmungssoftware selbst geschrieben, daher ist sie für unsere Community KOSTENLOS. Diese Software ist Teil des Portals www.hintermoos.at und wird mit der Programmiersprache JavaScript erstellt. Die einzigen Kosten für diese Software sind die laufenden Kosten, die bereits auf der Vorbesitzerversammlung für insgesamt 200 € pro Jahr vereinbart wurden. Technische Informationen zum System sind auch in der Geschäftsordnung beschrieben, insbesondere in Artikel 5.

Ist das Ersetzen einer Verwaltungsagentur nicht die Antwort?

Wir werden dieses Problem beheben, wenn wir mit den Dienstleistungen der Verwaltungsagentur unzufrieden sind. Aus meiner persönlichen Erfahrung wäre es gut, Regeln für die Bewertung der Qualität der zwischen den Eigentümern und der Verwaltungsagentur erbrachten Dienstleistungen festzulegen.

In unserem Fall sollte dies standardmäßig durch einen Vertrag geregelt werden, in dem die Rechte und Pflichten des Administrators einschließlich der Geschäftsordnung ausführlich beschrieben werden. Die Vereinbarung, die noch in Kraft ist, stammt aus dem Jahr 1979 www.hintermoos.at/contract und die meisten Bestimmungen sind nicht mehr aktuell oder hinfällig, mit Ausnahme des letzten Absatzes, der sich auf andere Bestimmungen der geltenden Gesetzgebung bezieht.

Die Antwort auf diese Frage ist nichts weiter als eine Aktualisierung des Vertrags, wie es der Standard in allen Immobiliengemeinschaften der Welt ist. Meine Ansicht ist, dass diese Schlüsselfragen Adresse wichtig sind online und treffen die Besitzer einmal im Jahr diese nie lösen können.

Ich möchte daher darauf hinweisen, dass meiner Meinung nach die Lösung nicht darin besteht, die Agentur zu ändern, sondern die Verwaltung (Regeln) und die Kommunikation mit der Agentur einzurichten, die für die Immobilienverwaltung zuständig ist.

Keine Agentur wird dies jemals für uns lösen!


Proč potřebujeme jednací řád a co je jeho cílem?

Cílem jednacího řádu je mít „uživatelskou příručku“, jak postupovat v procesu hlasování mimo zasedání vlastníků, tedy aplikační, on-line formou.

Sepsáním a definování celého procesu hlasování pomocí online platformy, je důležitým krokem pro transparentnost fungování mezi vlastníky a správcovskou společností. To, že písemně definujeme, jak probíhá hlasovací proces neznamená, že převezmeme správu nad bytovým domem do vlastních rukou!

Definice pravidel jen popisuje systém hlasování a jak tento systém souvisí s místní legislativou, konkrétně ustanovením zákona o vlastnictví bytů. Z vlastní zkušenosti vím, že zjistit tyto informace zabere čas a znalost, a z tohoto důvodu jsou pro ušetření vašeho času důležité body z tohoto zákona promítnuty v jednacím řádu.

Definice pravidel nemá žádný vliv na správu nemovitostí (tedy společnost Altmann&Partner), která stále vykonává všechny věci spojené s běžným provozem domu.

Proč bych měl vyplnit formulář jednacího řádu pro on-line hlasování a proč se mám podepisovat?

Jednací řád není právním dokumentem, ale pouze interní vyhláškou, stejně jako domácí řád (domovní řád je pro všechny samozřejmostí). Jednací řád, stejně jako domovní řád právně nezavazuje žádného vlastníka k žádným povinnostem ani jiným aktům.

Vyplnění a podepsání formuláře slouží pouze pro účely identifikace vlastníka. E-mailová adresa a jméno jsou identifikátory, které aplikace kontroluje, aby vlastník nemohl hlasovat dvakrát, a zároveň byla zaručena identifikace vlastníka (tj. jeho volební způsobilost).

Dalším důvodem je, že je třeba doložit průkaznost vaší vůle, tedy že souhlasíte s online hlasováním. Tento proces je po Vás vyžadován pouze jednou, což znamená, že při dalším hlasování je použit tento Váš souhlas.

Z tohoto důvodu jsem Vás požádal o doplnění potřebných údajů včetně vašeho podpisu. Podpisem souhlasíte, že jste četl jednací řád a rozumíte, jak funguje proces jednání mimo zasedání, tedy online formou (většina z vás již jednou hlasovala, takže jste si vyzkoušeli, jak jednoduše takové hlasování probíhá). Průběh procesu autorizace majitele najdete na procesním obrázku.

Jaké informace najdete v jednacím řádu?

Jednací řád je systémově rozdělen do několika oblastí:

  1. Úvodní ustanovení, - zde najdete informace co je předmětem jednacího řádu
  2. V bodu 2, oznámení o hlasování mimo schůzi najdete informace jakým způsobem budete informování o tom, že probíhá hlasování
  3. Bod 3, definuje jaké otázky budou řešeny v případě hlasování. Tento bod je zde z toho důvodu abychom se věnovali pouze důležitým tématům, které souvisí se správou domu. Tento bod, tak jasně definuje jaké otázky jsou relevantní pro hlasování.
  4. Bod 4 definuje pravidla jak probíhá příprava na samotné hlasování a kdo se tohoto hlasování bude účastnit včetně technických záležitostí se správou aplikace.
  5. Bod 5 definuje a popisuje hlasovací aplikaci, je zde informace o zabezpečení I funkcí aplikace
  6. Bod 6 definuje a popisuje proces samotného hlasování, kdy začíná, kdy končí atd..
  7. Bod 7 definuje ustanovení Evropske rady pro elektronickou komunikaci, tedy je zde informace, že tento způsob hlasování je plně v souhlasu se zákony evropské unie.

Jaké výhody nám online hlasování přináší?

Výhody on-line hlasování jsou tyto:

  1. Každý vlastník má možnost hlasovat. Nebudete omezen na svých právech tím, že se mu termín setkání nehodí, nebo se nemůže z jiných důvodů dostavit.
  2. eliminaci tisku, podepisování a skenování hlasovacích formulářů a vracení e-mailů nebo dopisů zpět ke správcovské agentůře
  3. eliminaci chyb spojených s manuálním zpracováváním hlasů (při minulém hlasování o uzavření bazénu, vznikla chyba: součet všech hlasů byl 100,4% )
  4. online hlasování rovněž chrání před jakoukoliv virovou nákazou (včetně pandemie COVID 19), která při fyzickém kontaktu může vzniknout. Využitím online systému hlasování tak můžeme s jistotou říci, že chráníme naše životy.
  5. možnost reagovat a mít čas na seznámení s tématem o kterém hlasujeme. Každý majitel může vznést v průběhu hlasování otázku a dostat na ní relevantní odpověď.
  6. Úspora času všech vlastníků je určitě jeden ze zásadních argumentů pro on-line hlasování. O otázkách totiž můžeme hlasovat z domů a není nutné se fyzicky účastnit setkání.
  7. Když bude třeba, můžeme se rozhodnout rychle a s rozhodnutím není nutné čekat na fyzické setkání. Zároveň je možné probrat vice témat, což při fyzickém setkání je z časových důvodů nemožné.
Je to také informace pro vás, jak bude probíhat hlasovací proces, včetně informací z federálního zákona WEG 2002. Tyto informace jsou platné pro každou schůzi vlastníků, včetně poslední, která se konala v Maria Alm loni. Tyto informace pouze přidávám do jednacího řádu, protože každý vlastník by měl vědět, o co jde.

Berou se v úvahu všichni vlastníci, včetně těch, kteří se nemohou účastnit online?

Ano, v současné době máme celkem 44 vlastníků s e-mailovou adresou, kteří obdrželi toto oznámení. To znamená, že z celkového počtu 46 vlastníků máme pouze 2 vlastníky na které nemáme e-mailový kontakt, což neznamená, že nemají e-mail adresu. Nicméně, je třeba zajistit, aby každý vlastník měl možnost a právo hlasovat.

Toto bude řešeno tak, že v případě hlasování bude na jejich poštovní adresu zaslán dopis, kde mohou hlasovat korespondenčně, a to vše v souladu s federálním zákonem § 24 WEG 2002.

Statisticky to ve skutečnosti znamená, že v současné době může online hlasovat 44 vlastníků (bytů) s celkovým podílem 95,34%. Dle zákona § 24 WEG 2002 je usnášeníschopnost naprosté většiny 50,01% platné celkové účasti, přičemž většina hlasů vlastníků bytů je založena na poměru spoluvlastnických podílů. Z důvodu transparentnosti a požadavků jednacího řádu jsem vytvořil přehled vlastnických podílů naší komunity, který je k dispozici zde: www.hintermoos.at/share

Z pohledu společnosti Altmann & Partner a podle prohlášení zástupce Stefana Innerhofera ze dne 15. února 2021 je rozhodující:

"So for me is important: I need a clear expression what is the will of the owners. I don´t care if you send an email a letter,....... Sometimes in a small house I meeet several owners by chance and they tell me what they want me to do for them. That it is enough for me to take action."

Stefan Innerhofer, 15.2.2021

Jeho prohlášení je v souladu s § 24 článku 1 WEG 2002

Rád bych touto cestou Vás rovněž požádal, zda-li nemáte e-mail kontakt na majitele Rudi Schäuffele (TOP26) a Horst Riedler (TOP49). V přípdě, že máte kontakt, prosím o jeho zaslání.

Jak je WEG naplněna v tomto potenciálně novém volebním procesu?

Především se nejedná o nový volební proces. Podobné systémy pro online hlasování a pravidla používají milióny majitelů v Evropě (v Rakousku, Německu, Velké Británii i České Republice), což je dobrá zpráva. Je třeba zdůraznit, že online hlasování mimo zasedání vlastníků je standardním procesem, který není nový!

Co se týče výkladu zákona WEG 2002, tak tento právní rámec definuje hlasování v sedmi bodech v § 24 WEG 2002. Tento zákon však nedefinuje podrobný hlasovací proces, pouze stanoví obecný rámec. Jednací řád tudíž zpřesňuje a rozšiřuje proces hlasování na konkrétní společenství a jejich potřeby.

Ostatně, tímto obecným právním rámcem se řídí i samotná společnost Altmann & Partner, která si tento právní rámec vysvětluje takto:

"So for me is important: I need a clear expression what is the will of the owners. I don´t care if you send an email a letter,....... Sometimes in a small house I meeet several owners by chance and they tell me what they want me to do for them. That it is enough for me to take action."

Stefan Innerhofer, 15.2.2021

Znova je zde nutné zdůraznit, že Jednací řád není právním dokumentem, ale pouze interní vyhláškou, stejně jako domácí řád (a pokud vím, nikdo není proti domácímu řádu.) Jednací řád právně nezavazuje žádného vlastníka k žádným povinnostem ani jiným aktům !

Jaké jsou možné náklady na software?

Hlasovací software jsem napsal sám, takže je pro naši komunitu ZDARMA. Tento software je součástí portálu www.hintermoos.at a je vytvořen pomocí programovacího jazyka JavaScript. Jedinými náklady na tento software jsou provozní náklady, které již byly dohodnuty na předchozím setkání vlastníků v celkové výši 200 EUR ročně. Technické informace o systému jsou rovněž popsány v jednacím řádu, konkrétně článku 5.

Jak by měl vypadat proces online hlasování?

To je přesně účel jednacího řádu, aby bylo možné porozumět procesu hlasování. Odpovědi naleznete v článcích 4.5 a 6 jednacího řádu, které jsou rovněž k dispozici na www.hintermoos.at/vote-rules .

Ve stručnosti proces funguje následovně:

  1. Dle článku 4 jednacího řádu, může každý vlastník požádat o hlasování, a to registraci hlasovací otázky na www.hintermoos.at/vote-questions
  2. V případě, že hlasovací otázka je v souladu s článkem 3, tak administrátor (já nebo pověřený vlastník) uveřejní hlasovací otázku.
  3. Po uveřejnění hlasovací otázky, dostane každý vlastník e-mail (ten kdo nemá tak dopis), kde má možnost hlasovat o daném tématu. Systém vás navíc upozorní, pokud nebudete hlasovat abyste tak učinil.
  4. Zároveň je k této otázce otevřen diskusní blog, ve kterém může každý vlastník reagovat na danou otázku.
  5. Po skončení hlasování je výsledek hlasování odeslán agentuře jako vůle vlastníků.

Hlasovaní je zcela totožné jako hlasování při fyzickém setkání. Agendu tak kromě správcovské agentury vytvářejí i vlastníci, kteří mají právo se rovněž vyjádřit a vznést dotaz či otázku. Další informace najdete v odpovědi na otázku: Jaké výhody nám online hlasování přináší?

V případě, že něco není jasné, případně máte pochybnosti, prosím napište mi váš konkrétní dotaz.

Proč potřebujeme DocuSign?

DocuSign je systém, který je v souladu s evropskou legislativou pro elektronickou identifikaci - eIDAS. Tento systém umožňuje legálně elektronicky ověřenou identifikaci vlastníka v rámci Evropské unie. Jedná se o právně identický podpis jako při fyzickém podepisování dokumentů. eIDAS tak umožňuje elektronickou formu komunikace s ověřeným podpisem, aniž by musel být fyzicky přítomen vlastník.

Více informací naleznete zde: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:31999L0093&from=EN

Tento typ identifikace tak zajišťuje ověření vlastníka a je legálně uznán. Cílem je jednorázový souhlas vlastníka s pravidly (procesními pravidly). Proto zajistíme úřední ověření pravosti podpisu každého vlastníka. Tento systém nám umožňuje elektronicky hlasovat o tom, co je právně platné ve všech členských státech Evropské unie.

Samozřejmě je také možné použít metodu, která již byla jednou použita pro e-mal (elektronické hlasování) o uzavření fondu 29. ledna 2021. Toto hlasování neumožňuje důkaz totožnosti vlastníka a proto není plně v souladu s § 24 WEG 2002, ale pokud existuje většinová dohoda vlastníků, lze ji použít (viz níže uvedené prohlášení Stefana Innerhofera).

"So for me is important: I need a clear expression what is the will of the owners. I don´t care if you send an email a letter,....... Sometimes in a small house I meeet several owners by chance and they tell me what they want me to do for them. That it is enough for me to take action."

Stefan Innerhofer, 15.2.2021

Neměli bychom to odložit na příští schůzku osobních vlastníků kvůli velkému potenciálu otázek, aby bylo možné odpovědět na všechny otázky?

Tato otázka nepřináší žádnou odpověď, co by odložení souhlasu s procesem online hlasování pomocí hlasovací aplikace vyřešilo.

Čistě z logiky věci to tedy znamená, že odpověď na více otázek potřebuje méně času (při fyzické schůzi máme na otázky a odpovědi pouze několik hodin jednou za rok) a naproti tomu na zodpovězení méně otázek potřebujme více času. (při online diskusi máme možnost reagovat v řádu dnů či týdnů v průběhu roku).

Dle mého názoru naopak větší množství otázek je třeba řešit on-line a to právě z důvodu času, který potřebuje každý vlastník na to, aby si otázky přečetl, seznámil se s obsahem a odpovědí na tyto otázky.

Navíc se nejedná o žádnou zásadní změnu, která nemůže být kdykoliv změněna. Podobně jako domovní řad, tak i jednací řád lze kdykoliv změnit. Z tohoto důvodu, je odložení schválení pravidel při hlasování pouze odložením systémového přístupu.

Navíc, je vzhledem k pandemii COVID 19 je velmi nepravděpodobné, že se letos uskuteční setkání vlastníků. Není vůbec jasné kdy a za jakých podmínek bychom se mohli sejít. Dále je třeba zdůraznit, že zkušenost z minulého setkání vlastníků ukazuje, že některá témata není možné rychle vyřešit bez pochopení problematiky. Bohužel jsem se setkal i s vlastníky, kteří byli zklamáni s průběhem, výsledkem jednání a netransparentnosti při vyhodnocení výsledku hlasování.

Konkrétním příkladem odložení řešení důležitého tématu, byla dlouhodobě neřešená záležitost spojená s příjezdovou cestou a jejím pronájmem, která musela být bezodkladně řešena v tom to roce. Výsledkem tohoto odkladu nás stál více než 15 000 EUR.

Toto je faktický příklad odložení a neřešení dlouhodobého problémů. Dle mého názoru bychom se měli tomuto nesystémovému řešení vyvarovat.

Rád bych také poukázal na již proběhlé hlasování, které dle mého názoru jasně vypovídá o většinové vůli majitelů řešit věci průběžně online. Z předešlého hlasování je jasné, že většině vlastníků vyhovuje čas, který mají pro rozhodnutí. Z toho hlasování je zřejmé, že čas je rozhodující pro získaní informací a vyjádření svobodné vůle vlastníků. V případě osobního setkání tak není zaručena objektivita hlasování a vlastníci jsou pod časovým tlakem, bez možnosti validovat informace.

Výsledkem tohoto způsobu řešení tedy bude, že nebude existovat jednotící proces, jak postupovat při online hlasování, což bude nevýhodné pro nás (jako majitele) a naopak výhodné pro správcovskou agenturu. Toto řešení je tedy pouze účelové a s tímto jednáním nemusí každý vlastník souhlasit.

Věřím, že cílem všech vlastníků a spoluvlastníků je, abychom spolu mohli efektivně komunikovat a rozhodovat o svém spoluvlastnictví efektivně, racionálně s cílem věnovat svůj čas odpočinku a dovolené v našem apartmánovém domě.

Není řešením výměna správcovské agentury?

Touto otázkou se budeme zabývat pokaždé, když nebudeme spokojeni s poskytovanými službami správcovské agentury. Z mé osobní zkušenosti by bylo dobré nastavit pravidla pro vyhodnocování kvality poskytovaných služeb mezi vlastníky a správcovskou agenturou.

Standardně by toto v našem případě měla řešit smlouva, která detailně popisuje práva a povinnosti správce včetně jednacího řádu. Smlouva, která je stále platná je z roku 1979 www.hintermoos.at/contract a většina ustanovení již není aktuálních čí pozbyla svoji platnost, kromě posledního odstavce, který odkazuje další ustanovení na aktuální legislativu, tedy na WEG 2002.

Pro každou agenturu je tedy výhodné, pokud majitelé mezi sebou nekomunikují, či jsou názorově rozděleny a nejsou schopni se dohodnout na klíčových věcech. Pak může dojít, že řízení a správa domu plně podléhá agentuře a jednání takové agentury se tak může jevit účelově a s tímto jednání nemusí každý vlastník souhlasit.

Odpovědí na tuto otázku není nic jiného než aktualizace kontraktu, tak jak je to standardem ve všech vlastnických společenství ve světě. Můj názor je, že tyto klíčové otázky je důležité řešit online a setkání vlastníku jednou za rok toto nikdy nemůže vyřešit.

Rád bych tedy poukázal na to, že dle mého názoru není řešení ve výměně agentury, ale o nastavení způsobu řízení (pravidel) a komunikace s agenturou. Toto za nás nikdy žádná agentura nevyřeší!

Proč je třeba začít komunikovat on-line?

I když jednací řád není žádným právním dokumentem a nepředstavuje žádné náklady pro majitele, tak přesto zde vznikají otázky, které vyžadují hodně času pro seznámení a zodpovězení s daným tématem.

Tento příklad jasně ukazuje, že průběžná online komunikace je pro většinu vlastníků řešením, jak se svobodně učinit rozhodnutí a seznámit s navrhovanými změnami. Kdybychom toto řešili na fyzické společném setkání, tak zodpovězením otázek strávíme několik hodin času a stejně bude pro nás rozhodnutí obtížné (má osobní zkušenost z minulého jednání).